INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Ultimo aggiornamento: 11 settembre 2026

1. Finalità dell’Informativa

La presente Informativa descrive come Ulvirex raccoglie, utilizza, conserva, comunica e protegge i dati personali degli utenti che visitano il negozio online, effettuano un ordine, richiedono assistenza o utilizzano i servizi collegati.

Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Ulvirex
3-7-21-1008 Minamiichioka
Minato-ku, Osaka-shi
Osaka 552-0011
Giappone

E-mail: service@ulvirex.com
Telefono: +81 6-6576-4832
Area servita: Italia

L’e-mail è il canale consigliato per le richieste relative alla protezione dei dati, poiché consente di documentare la data e il contenuto della comunicazione.

3. Ambito territoriale

Ulvirex offre prodotti ai clienti in Italia, utilizza l’euro e tratta dati di persone situate nell’Unione europea.

Per tali trattamenti vengono applicate le tutele previste dal Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR”, e dalla normativa italiana applicabile, anche se Ulvirex ha sede in Giappone.

4. Categorie di dati personali

Ulvirex tratta, in base all’interazione dell’utente:

• nome e cognome;

• indirizzo di fatturazione e consegna;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• numero e contenuto dell’ordine;

• prodotti acquistati, restituiti o segnalati;

• prezzo, valuta, sconti e stato del pagamento;

• identificativo e conferma della transazione;

• riferimento mascherato della carta;

• dati di spedizione, dogana e tracciamento;

• comunicazioni con l’assistenza;

• fotografie o video inviati per documentare danni o difetti;

• preferenze relative a cookie e marketing;

• indirizzo IP;

• tipo di dispositivo, sistema operativo e browser;

• lingua e fuso orario;

• pagine consultate e interazioni con il negozio;

• dati tecnici necessari alla sicurezza e alla prevenzione delle frodi.

Ulvirex non richiede di inviare tramite e-mail il numero completo della carta, il codice di sicurezza o password bancarie.

5. Dati forniti direttamente

I dati vengono raccolti quando l’utente:

• inserisce un ordine;

• compila il checkout;

• comunica con l’assistenza;

• chiede una cancellazione;

• esercita il diritto di recesso;

• restituisce un prodotto;

• segnala un difetto o un danno;

• esercita un diritto privacy;

• sceglie le preferenze sui cookie;

• si iscrive a comunicazioni promozionali, quando disponibili.

Il cliente deve fornire dati corretti e non deve comunicare dati personali di terzi senza autorizzazione.

6. Dati raccolti automaticamente

Durante la navigazione, i sistemi tecnici possono registrare informazioni necessarie a:

• mantenere la sessione;

• visualizzare correttamente le pagine;

• conservare il carrello;

• proteggere il checkout;

• individuare errori tecnici;

• prevenire frodi;

• memorizzare le preferenze sui cookie;

• produrre statistiche consentite dalla legge o dal consenso.

L’utilizzo di cookie e tecnologie analoghe è descritto nell’Informativa sui cookie.

7. Gestione degli ordini

I dati vengono trattati per:

• ricevere e confermare l’ordine;

• verificare il pagamento;

• preparare e spedire i prodotti dal Giappone;

• effettuare le formalità doganali DDP;

• comunicare con il cliente;

• fornire il tracciamento;

• gestire cancellazioni, resi, sostituzioni e rimborsi;

• applicare la garanzia legale;

• fornire assistenza;

• documentare gli impegni assunti.

La base giuridica è l’esecuzione del contratto o l’adozione di misure richieste dal cliente prima della sua conclusione.

Il mancato conferimento dei dati strettamente necessari impedisce di elaborare l’ordine o fornire il servizio richiesto.

8. Trattamento per la consegna DDP

Le spedizioni dal Giappone all’Italia avvengono in modalità DDP, “Delivered Duty Paid”.

I dati necessari vengono utilizzati per:

• predisporre la documentazione di esportazione;

• effettuare lo sdoganamento in Italia;

• pagare IVA, dazi e oneri d’importazione;

• identificare il destinatario;

• impedire l’addebito di costi doganali al cliente;

• gestire eventuali richieste delle autorità.

Il trattamento è limitato ai dati necessari all’esecuzione del contratto e agli obblighi legali connessi alla spedizione internazionale.

9. Obblighi legali

Ulvirex tratta e conserva i dati necessari per adempiere agli obblighi:

• fiscali;

• contabili;

• doganali;

• di tutela dei consumatori;

• di sicurezza dei prodotti;

• relativi alle richieste delle autorità;

• connessi alla gestione delle contestazioni.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale. I dati conservati per tale finalità non vengono utilizzati per scopi incompatibili.

10. Interessi legittimi

Nei limiti in cui non prevalgano i diritti e le libertà dell’interessato, Ulvirex tratta dati per:

• proteggere il sito;

• prevenire frodi e accessi abusivi;

• verificare transazioni anomale;

• migliorare l’affidabilità tecnica;

• organizzare il servizio clienti;

• prevenire abusi delle procedure di rimborso;

• accertare, esercitare o difendere un diritto.

Prima del trattamento vengono considerate necessità, proporzionalità e ragionevoli aspettative dell’interessato.

11. Consenso

Quando il consenso è richiesto, viene raccolto mediante una scelta libera, specifica, informata e separata dalle condizioni necessarie all’acquisto.

Il consenso viene utilizzato, quando applicabile, per:

• cookie analitici non esenti;

• cookie pubblicitari o di profilazione;

• comunicazioni promozionali;

• personalizzazione non necessaria.

Il rifiuto o la revoca non impediscono di acquistare, ricevere assistenza, esercitare la garanzia o ottenere un rimborso.

12. Comunicazioni di servizio

Ulvirex utilizza l’e-mail o il numero di telefono per comunicazioni necessarie relative a:

• conferma dell’ordine;

• pagamento;

• preparazione;

• spedizione;

• sdoganamento;

• tracciamento;

• problemi con l’indirizzo;

• cancellazione;

• reso;

• rimborso;

• garanzia;

• sicurezza del prodotto.

Queste comunicazioni non costituiscono marketing.

13. Comunicazioni promozionali

Le comunicazioni promozionali vengono inviate soltanto quando esiste una base giuridica valida.

Quando è richiesto il consenso, l’utente può rifiutarlo senza conseguenze sull’acquisto. Ogni comunicazione contiene un mezzo semplice e gratuito per annullare l’iscrizione.

Ulvirex non vende elenchi di clienti a terzi per attività pubblicitarie autonome.

14. Pagamenti

I pagamenti vengono elaborati tramite Authorize.net. Sono abilitati Visa, Mastercard e American Express.

Ulvirex riceve soltanto le informazioni necessarie a verificare e gestire la transazione, quali:

• esito del pagamento;

• importo;

• valuta;

• identificativo della transazione;

• riferimento mascherato della carta;

• eventuali indicatori di sicurezza.

I dati completi della carta vengono trattati dal fornitore di pagamento e dai circuiti secondo le rispettive misure di sicurezza.

15. Piattaforma Shopify

Il negozio utilizza i servizi tecnici Shopify per presentare i prodotti, gestire il checkout, conservare i dati dell’ordine e fornire le funzioni necessarie all’acquisto.

Shopify tratta i dati secondo il ruolo assunto per il servizio e applica le proprie condizioni e misure di protezione.

Ulvirex limita la configurazione del negozio e delle applicazioni collegate ai dati necessari alle finalità dichiarate.

16. Destinatari

I dati vengono comunicati, nella misura necessaria, a:

• Shopify, per la piattaforma e il checkout;

• Authorize.net e ai circuiti di pagamento;

• vettori e operatori logistici;

• rappresentanti doganali e soggetti coinvolti nello sdoganamento;

• fornitori di hosting, sicurezza e posta elettronica;

• fornitori di assistenza tecnica;

• consulenti fiscali, contabili o legali vincolati alla riservatezza;

• fornitori antifrode;

• autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

Ogni destinatario riceve soltanto i dati pertinenti alla propria funzione.

17. Dati trasmessi ai vettori

Per la consegna vengono comunicati:

• nome del destinatario;

• indirizzo;

• numero telefonico necessario;

• informazioni sul pacco;

• istruzioni logistiche;

• dati doganali strettamente necessari.

I dati doganali vengono utilizzati per consegnare il prodotto in Italia senza richiedere al cliente imposte, dazi o oneri d’importazione aggiuntivi.

18. Decisioni automatizzate

I sistemi di pagamento e sicurezza possono attribuire indicatori di rischio a una transazione.

Ulvirex non adotta decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici significativi sul cliente senza le garanzie previste dalla legge.

Prima di annullare definitivamente un ordine sulla base di un indicatore antifrode, viene effettuata una verifica umana proporzionata e il cliente può fornire chiarimenti.

19. Trasferimenti internazionali

I dati possono essere trasferiti tra Italia, Giappone, Stati Uniti e altri Paesi nei quali operano i fornitori necessari al servizio.

Il Giappone beneficia di una decisione di adeguatezza dell’Unione europea per i trattamenti che rientrano nel relativo ambito. Per gli altri trasferimenti vengono utilizzati meccanismi validi, tra cui:

• decisione di adeguatezza applicabile;

• adesione del destinatario a un quadro riconosciuto;

• clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea;

• misure tecniche e contrattuali supplementari quando richieste.

L’interessato può chiedere informazioni sul meccanismo applicato a uno specifico trasferimento scrivendo a service@ulvirex.com.

20. Conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità dichiarate:

• dati degli ordini e documenti contabili: per il periodo imposto dalle norme fiscali, contabili e di tutela legale;

• documentazione doganale: per il periodo previsto dagli obblighi di importazione ed esportazione;

• dati di spedizione: fino alla conclusione della consegna, del reso, della garanzia e delle contestazioni;

• richieste di assistenza: fino alla soluzione e per il periodo necessario a documentare gli impegni;

• richieste privacy: per documentarne la corretta gestione;

• preferenze di marketing: fino alla revoca e successivamente nella misura necessaria a rispettare l’opposizione;

• dati di sicurezza: per il periodo proporzionato all’indagine;

• cookie: per la durata indicata nel pannello delle preferenze.

Alla scadenza, i dati vengono cancellati o anonimizzati, salvo obblighi legali o controversie pendenti.

21. Sicurezza

Ulvirex adotta misure tecniche e organizzative adeguate, incluse:

• controllo degli accessi;

• limitazione dei privilegi;

• autenticazione degli operatori;

• trasmissione protetta;

• aggiornamento dei sistemi;

• registrazione degli eventi di sicurezza;

• procedure di backup e ripristino;

• selezione di fornitori affidabili;

• obblighi di riservatezza.

In caso di violazione dei dati, Ulvirex valuta tempestivamente il rischio e procede alle notifiche all’autorità e agli interessati quando richiesto.

22. Dati dei minori

Il negozio non è destinato a persone prive della capacità necessaria a effettuare acquisti.

Ulvirex non raccoglie consapevolmente dati di minori per finalità pubblicitarie. Un genitore o tutore può richiedere verifica e cancellazione scrivendo a service@ulvirex.com.

23. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla legge, l’interessato può chiedere:

• accesso;

• rettifica;

• integrazione;

• cancellazione;

• limitazione;

• portabilità;

• opposizione;

• revoca del consenso;

• intervento umano sulle decisioni automatizzate significative;

• informazioni sui trasferimenti internazionali;

• copia dei dati.

L’esercizio è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive nei casi consentiti dalla legge.

24. Presentazione della richiesta

La richiesta deve essere inviata a:

service@ulvirex.com

È utile inserire nell’oggetto “Richiesta privacy” e descrivere il diritto esercitato.

Ulvirex può chiedere informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità, utilizzando il mezzo meno invasivo adeguato al rischio.

25. Termine di risposta

Ulvirex risponde senza ingiustificato ritardo e normalmente entro un mese dalla richiesta.

Quando la richiesta è particolarmente complessa o sono presenti numerose richieste, il termine può essere prorogato nei limiti del GDPR. L’interessato viene informato entro il primo mese dei motivi e della nuova scadenza.

Se la richiesta non viene accolta, Ulvirex comunica i motivi e indica i rimedi disponibili.

26. Reclamo

L’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente del luogo in cui risiede, lavora o ritiene sia avvenuta la violazione.

Il reclamo non è subordinato a un precedente contatto con Ulvirex e non limita il diritto di ricorrere all’autorità giudiziaria.

27. Modifiche

Le modifiche sostanziali vengono pubblicate con una nuova data di aggiornamento.

Quando una modifica richiede un nuovo consenso, il trattamento interessato non prosegue finché l’utente non effettua una nuova scelta valida.

28. Contatti

Ulvirex
3-7-21-1008 Minamiichioka
Minato-ku, Osaka-shi
Osaka 552-0011
Giappone

E-mail: service@ulvirex.com
Telefono: +81 6-6576-4832
Area servita: Italia